Toutes les associations sollicitant une subvention municipale doivent compléter un dossier de demande qui doit être adressé au Service Vie Locale, pour le 25 novembre 2023.

A compter de cette date, la phase d'instruction des dossiers de subvention commence.

1) L'instruction des dossiers
Lors de la réception du dossier complété, un accusé de réception est adressé, sous huitaine, à chaque association, lui indiquant les pièces manquantes à fournir, ou l'informant que son dossier est complet.
Le contrôleur de gestion vérifie la présence de tous les documents requis et réalise une analyse du dossier.
Celui-ci est transmis au Maire qui donne un avis sur le principe et le quantum de l'octroi d'une subvention à chacune des associations. En fonction de l'analyse de la demande et de l'enveloppe disponible, les subventions sont votées par le Conseil Municipal au mois de mars.
Une fois le montant des subventions attribuées à chaque association et voté en Conseil Municipal, la notification d'a ttribution ou de refus de subvention est adressée au responsable de l'association.

2) Les critères d'attribution des subventions
L'intérêt local : Les associations doivent être domiciliées sur la ville ou disposer d'une section locale depuis deux ans minimum. Dans le cas d'associations nationales; compter un nombre minimal d'adhérents domiciliés sur la ville (selon information déclarative de l'association) et organiser des activités sur le territoire de la ville à l'attention des concitoyens.
L'intérêt public et la réglementation : Rejet des demandes émanant d'associations sectaires, d'associations cultuelles, de mouvements politiques et syndicaux, d'associations proposant des activités contraires aux bonnes mœurs, …
Le besoin financier : Les subventions sont exclusivement réservées aux associations qui ne disposent pas de recettes adéquates et dont la trésorerie est insuffisante.
Le multi-subventionnement : Les subventions sont octroyées dans le respect des compétences d'autres personnes publiques susceptibles de subventionner l'association (Conseil Départemental, Conseil régional, Etat…) et au vu des demandes effectuées par l'a ssociation auprès de ces personnes (selon information déclarative de l'association).
L'obligation, pour les associations faisant une demande de subvention, d'avoir signer la charte de la vie associative et d'en avoir transmis une copie au service vie Locale.

3) Les obligations des associations subventionnées
Les associations subventionnées doivent transmettre annuellement leur rapport d'activité et leurs comptes afin que la Ville puisse s'assurer du bon emploi des fonds publics. La Ville se réserve le droit d'effectuer des contrôles ou audits si nécessaire.
Les associations recevant une subvention municipale supérieure à 23 000 EUR par an, doivent obligatoirement conclure avec la Ville une convention d'objectifs, présentant la nature de ses activités sur la Ville, le principe du subventionnement et les obligations de l'association.
Des conventions sont également prévues pour l'octroi de prestations en nature (locaux ou personnel mis à disposition).

 

En application de la loi Informatique et libertés, vous êtes informé que la collectivité met en œuvre un traitement de données personnelles nécessaire à l'instruction de votre dossier de demande de subventions. Ces données portent sur la composition du Bureau et du Conseil d'Administration de l'association.
Seuls les personnels des services concernés, l'élu délégataire en charge du secteur et les membres du Conseil Municipal sont habilités dans la limite de leurs attributions à accéder aux données personnelles nécessaires à l'accomplissement de leur mission.
En outre, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant, en s'adressant au Service Vie Locale.

Attention, toute demande de subvention projet devra comporter obligatoirement les éléments suivants :

 

- un document présentant précisément l'action ou le programme pour lequel cette subvention est demandée,

- le budget prévisionnel de l'action dans lequel figurera l'aide que vous sollicitez.

 

 

télécharger le DOSSIER  projet 2023 et retourner le au service Vie Locale.

COMPOSITION DU DOSSIER
(Documents à joindre impérativement à votre dossier)

1.- La fiche d'identification
Toutes les associations devront remplir la fiche d'i dentification d'une manière très précise en faisant apparaître :
Un NUMERO D'IDENTIFIANT (numéro SIREN et numéro d'enregistrement en préfecture). Cette information est désormais nécessaire à la Ville pour transmettre en Préfecture la liste des associations subventionnées. (décret du 17 juillet 2006)
Le nombre total d'adhérents dont le nombre d'adhérents montois et Communauté d'Agglomérations (hors Mont de Marsan).
Le montant de la subvention demandée et sa justification
Nous actualisons notre fichier. Cette fiche d'identification est indispensable.

2. - La liste des membres du Conseil d'Administration et du bureau
Transmettre la liste des membres du conseil d'administration, en indiquant les fonctions au sein de l'association. Préciser les membres qui seraient également conseillers municipaux.

3. - Les statuts
Nous tenons à jour tous les dossiers des associations subventionnées par la Ville. Il est donc indispensable d'envoyer vos statuts, si ceux-ci ont connu des modifications depuis l'année précédente ou si vous présentez une demande pour la première fois.

4. - Le RIB (Relevé d'Identité Bancaire ou Postal)
Ce document doit être fourni chaque année, car il est nécessaire aux Services Financiers de la Ville qui ont la charge des différentes formalités pour le versement des subventions.

5. - Le rapport d'activité détaillé de l'association ou le rapport moral
Ce document va permettre de mieux connaître votre association à travers ses activités.

6. - Les comptes-rendus des derniers conseil d'a dministration et assemblée générale
Ces documents permettent également de mieux appréhender les activités de votre association.

 7. - Les comptes de l'association
Composés du bilan et du compte de résultat, les comptes de l'association devront être signés et certifiés conformes par le président de l'association.

a) Le bilan - exercice clos le 31 décembre 2022 (ou 2022/2023) - définitif -
Un imprimé simple est proposé, mais chaque association pourra fournir les éléments de son bilan sous la forme qu'elle aura choisie. Ce document est celui approuvé par l'assemblée générale annuelle. Il concerne surtout les associations importantes, qui utilisent des comptes d'immobilisations, qui contractent un emprunt, emploient du personnel, ont des dettes (fiscales, sociales ou autres) ou qui sont bénéficiaires de créances.
Les associations non concernées par les indications précédentes devront, à la place du bilan, fournir le détail de leur trésorerie et les éventuels placements de la trésorerie disponible à la date de l'arrêté des comptes.
obligation
solde bancaire
solde de caisse
trésorerie placée (SICAV, fonds communs de placement, Caisse d'Epargne, livret A, livret bleu etc…).

b. Le compte de résultat (document obligatoire pour toutes les associations) clos le 31 décembre 2022 (ou 2022/2023)
Le débit devra comporter toutes les dépenses de l'association (ou charges) et le crédit indiquera toutes les recettes (ou produits).
La différence entre le débit et le crédit représente le résultat de l'année qu'il faudra indiquer pour assurer l'équilibre du compte de résultat.

c. Le rapport du commissaire aux comptes
Ce document doit être fourni par les associations demandant plus de 23 000 € de subvention.

d : Les comptes provisoires de l'exercice 2023
Indiquer à la date de la demande de la subvention, le montant des charges et le montant des produits de l'exercice en cours, la prévision du résultat de ce même exercice et notifier les éventuels éléments financiers exceptionnels.

e - Le budget prévisionnel de l'exercice 2024
Il regroupe les prévisions de dépenses et recettes de l'a ssociation pour l'année à venir et doit indiquer le montant de la subvention souhaitée par l'association.

  8. - Les projets d'actions à mettre en œuvre pour 2024
Exposer les projets d'activité envisagés pour 2022 et indiquer les éventuelles nouvelles actions prévues et réalisées en 2021.

9- Fiche de contrôle des documents envoyés

Télécharger le dossier de demande de subvention 2023: demande de subvention sport

Télécharger le dossier de demande de subvention 2023: demande de subvention solidarité et autres domaines

Télécharger le dossier de demande de subvention 2023 : demande de subvention culture