Organisation d'une manifestation associative

L'organisateur est toujours responsable de la manifestation qu'il organise. Il doit donc mettre tout en œuvre pour assurer la sécurité du public.


Pour toutes les manifestations accueillant du public, le Maire est l'autorité titulaire du pouvoir de police. A ce titre, le Maire doit veiller à l'ordre, à la sécurité, à la sûreté et à la salubrité publiques, ceci en application du Code Général des Collectivités Territoriales (article 2212-2 du CGCT).


Il en découle une obligation de surveillance générale et un devoir de vérification des mesures de sécurité tant pour les participants que pour les tiers. Pour remplir cette double mission, le Maire doit pouvoir apprécier les dispositifs envisagés par les organisateurs pour la sécurité des participants et l'environnement de la manifestation qu'elle ait lieu en site fermé ou sur le domaine public.


Important : la ville de Mont de Marsan décline toute responsabilité quant aux risques financiers encourus par l'organisateur. Elle ne saurait être solidaire des éventuels déficits liés à la manifestation.

Textes de références :
article L2211 et L2212-2 du CGCT relatifs au pouvoir de police du Maire
décret n°97.646 du 31 mai 1997, relatif à la mise en place de service d'ordre par les organisateurs de manifestations sportives, récréatives, culturelles, à but lucratif.

Vos obligations :

- obligation de déclaration : tout projet de manifestations doit être formulé par courrier adressé à Madame le Maire. Cette déclaration, effectuée le plus tôt possible par l'organisateur, permet aux services municipaux compétents de donner toutes les consignes nécessaires et de répondre au mieux aux attentes de l'association.

- Obligation de partenariat : l'association est tenue de valoriser son partenaire - la ville de Mont de Marsan - dans l'ensemble des documents édités de communication : flyers, affiches … en insérant le logo de la Ville ou/et de Mont de Marsan Agglomération.

- Consignes en matière d'hygiène alimentaire : L'hygiène alimentaire n'est pas seulement une affaire de professionnels et les règles s'appliquent à tous dès que l'on distribue, même gratuitement, des aliments.

* Respect de la chaîne du froid et du chaud : conserver les denrées alimentaires au frigo, vérifier régulièrement la température, les plats chauds doivent être consommés rapidement ou conservés à + 63°, les plats froids crus ou préparés doivent être conservés entre 0 et 4° .
Plus d'infos : Ministère de l'agriculture, de l'agroalimentaire : Les guides des bonnes pratiques et la Documentation Française : guide des bonnes pratiques d'hygiène pour les associations caritatives

* Mesures d'hygiène générales : nettoyage du matériel, nettoyage du réfrigérateur, nettoyage des ustensiles et du plan de travail, nettoyage du sol et des poubelles, hygiène du personnel de cuisine (blouse spécifique uniquement utilisée en cuisine), nettoyage des mains.
Procédure d'enlèvement des huiles de cuisson : les huiles usagées devront être collectées et emmenées à la déchetterie et vidées dans les containers prévus à cet effet.

* Important : il est strictement interdit de jeter vos huiles de cuisson dans le regard des eaux usées sous peine d'amende.
Obligation à propos des débits de boissons temporaires :

- Autorisation de buvette temporaire :
Important : l'association munie d'une autorisation de buvette temporaire est assimilée à un débitant de boissons. Dès lors, la responsabilité de l'asociation est engagée s'il est servi à boire jusqu'à l'ivresse ou à des personnes ivres.

La demande d'ouverture temporaire de débit de boisson est à compléter et à retourner au service Population en Mairie . declaration debit de boissons

Les débits de boisson temporaires ne peuvent vendre que des boissons de 1ère et 2ème catégorie. Pour les licences de 2ème catégorie, une demande d'autorisation est obligatoire (vin, bière, cidre, poiré, hydromel, vin doux naturel bénéficiant du régime fiscal des vins, crème de cassis, jus de fruits ou de légumes fermenté comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool). Le nombre est limité à 5 autorisations par an.
source : Legifrance - Code de la santé publique - Titre III - Débits de boissons

- Obligation à propos de la diffusion de musique :
L'utilisation d'oeuvres musicales est soumise à des droits d'auteurs. Des autorisations sont à demander auprès de la SACEM.
Consultez le site www.sacem.fr

 

Les manifestations grand public :
Régie par le décret n° 97-646 du 31 mai 1997 - Consultez le   décret n° 97-646 du 31 mai 1997

* plus de 1 500 personnes :

Pour les manifestations de plus de 1500 personnes, l'organisateur doit constituer un dossier à transmettre au Maire au plus tard un mois avant la date prévue pour la manifestation. Il doit également mettre en place un service d'ordre dans l'enceinte ou sur le parcours qui a pour missions de : procéder à l'inspection des lieux (stade, parcours, installations) avant le début de la manifestation, constituer un dispositif propre à séparer le public des acteurs ou les groupes antagonistes, être prêt à intervenir pour éviter qu'un différend ne dégénère en rixe, porter assistance aux personnes en péril, alerter sans tarder les services de secours ou de police, veiller au maintien de la vacuité des itinéraires et issues de secours, faire respecter par le public et les concurrents les règles de sécurité et de salubrité publiques.

* Plus de 5 000 personnes :

Les manifestations dont l'effectif simultané dépasse 5 000 personnes sont considérées comme des grands rassemblements. Il s'impose alors la mise en oeuvre d'un dispositif de sécurité spécifique (DPS - Dispositif Prévisionnel de Sécurité).
L'organisateur doit remplir un dossier de sécurité qui devra être transmis au Maire de la commune concernée, deux mois au moins avant la date prévue de son déroulement (délai supplémentaire pour consultations des services d'état concernés).

* Cas particuliers : rave-partie ou free-partie :

Ces manifestations se définissent comme des rassemblements musicaux, donnant lieu à diffusion de musique amplifiée, organisées par des personnes privées dans des espaces non aménagés à cette fin, susceptibles de présenter des risques pour la sécurité des participants, lorsque l'effectif prévisible sur le lieu de rassemblement dépasse 500 personnes présentes et qui font l'objet d'une annonce par tous moyens de communication.

L'organisateur d'une « rave-partie » ou « free-partie »  doit constituer un dossier à transmettre au Préfet et au Maire au plus tard un mois avant la date prévue pour la manifestation et éventuellement mettre en place dans l'enceinte ou sur le parcours un service d'ordre.

 

 

Les vide-greniers

L'objectif du vide greniers
Une association peut organiser ce type de manifestation dans le cadre des 6 manifestations exceptionnelles exonérées de taxes fiscales afin de se procurer une partie des ressources nécessaires à son fonctionnement.

NB : Attention, les statuts de l'association doivent mentionner l'ensemble des ressources commerciales envisagées par l'association, en l'occurrence la vente de prestations ou de services ou, plus généralement, toutes les ressources autorisées par la loi.

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Elles font l'objet d'une demande préalable faite auprès du maire de la commune au moyen du document CERFA.

Autorisation Vide Greniers

loto - loterie - tombola

Les lotos, loteries et tombolas sont souvent utilisées par les associations pour augmenter leurs ressources propres.
 

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questions fréquentes sur la vie associative

Un bénévole flashé au volant du véhicule de l'association se verra retiré les points sur son propre permis (depuis l'arrêté du 15 décembre 2016 pris pour l'application de l'article L.121-6 du code de la route.

Si les statuts ne différencient pas les droits de chaque catégorie de membres : tous les membres ont les mêmes droits.